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一要明確招標文件的組成
招標文件一般由投標邀請函、投標人須知、報價要求、合同文本、評標辦法、投標文件格式及相關要求等內(nèi)容組成，投標人在購買招標文件時就應該知道。
二要明確投標文件的構成
投標文件一般由投標函、法定代表人授權委托書、投標報價表、服務承諾書及其他說明和資料等內(nèi)容組成，投標人只有弄清楚這些，才能正確提交投標書。
三要明確應當提交的資格、資信證明文件
資格、資信證明文件是投標人提交的，證明其有資格參加投標和中標后有能力履行合同的文件。一般包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證以及行政管理部門頒發(fā)的經(jīng)營許可證等內(nèi)容。由于投標人在資格預審時已經(jīng)提交了資格證明文件的副本原件，所以投標時只要求投標人提交復印件并加蓋公章即可。
提交加蓋公章的資格證明文件復印件主要有以下三個方面的作用：作為評委評標時的依據(jù)；作為有關方面監(jiān)督檢查時的憑據(jù)；作為檔案資料以后備查。
四要明確投標文件的編制要求
對投標文件的編制應明確以下要求：
1、投標文件應字跡清楚、內(nèi)容齊全、不得涂改。如有修改，修改處須有法定代表人或其授權代表的印章。
2、投標文件應按照招標文件中規(guī)定的統(tǒng)一格式編制和填寫，如要求統(tǒng)一用A4紙或其他統(tǒng)一規(guī)格的材料制作，并嚴格按照規(guī)定的順序編制目錄裝訂成冊；報價表應按照投標報價要求填寫，否則將被視為不完整響應的投標文件。
3 、一般情況下，投標文件應包括正本、副本各一份，并保證正本與副本的內(nèi)容嚴格一致。如果內(nèi)容不一致的以正本為準；正本必須用不褪色的藍黑墨水填寫或打印，并注明“正本”字樣。
4、投標人必須保證投標文件所提供的全部資料真實可靠，并接受招標人對其中任何資料進一步審查的要求。
5、投標文件必須由法定代表人或授權代表簽署。
五要明確投標文件的密封及遞交要求
根據(jù)有關規(guī)定和招投標工作的慣例，應對投標文件的密封及遞交提出以下要求：
1、投標文件正本、副本一式兩份應一同裝袋密封。封口處應有投標授權代表的簽字及投標人公章。封皮上應寫明招標編號、招標項目名稱，投標人名稱、地址，并注明“開標時啟封”字樣。
2、為方便開標，報價表應單獨放在一密封信封內(nèi)，封口處應有投標授權代表的簽字及投標人公章。封皮上應寫明招標編號、招標項目名稱，投標人名稱、地址，并注明“報價表”字樣。
3、如果投標人未按上述要求密封及加寫標記，應當對其造成的后果給予明確，招標人對投標文件的誤投和提前啟封概不負責，對由此造成提前開封的投標書，招標人有權寓予以拒絕，并退回投標人。
4、投標文件必須在招標文件規(guī)定的投標截止時間前送達指定的投標地點，否則，招標人拒絕接收。
六要明確投標保證金的有關規(guī)定
《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第三十六條規(guī)定：投標人投標時，應當按招標文件要求交納投標保證金。投標保證金可以采用先進支票、銀行匯票、銀行保函等形式交納。投標人未按招標文件要求交納投標保證金的，招標采購單位應當拒絕接收投標人的投標文件。
根據(jù)這一規(guī)定，一方面應明確投標保證金的數(shù)額、交納和退還方式。如明確投標保證金的交納數(shù)額后，要求投標保證金應以現(xiàn)金方式或其他方式交納；憑保證金收據(jù)投標；未中標投標人的投標保證金將在中標通知書發(fā)出后五個工作日內(nèi)，由招標人向投標人無息退還等等。另一方面要明確投標保證金不予退還的理由。如開標后在投標有效期內(nèi)，投標人撤回其投標的；或投標人提供不實資料以謀取中標等。
七要明確招標文件的澄清和修改事項
《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第二十七條規(guī)定：招標采購單位對已發(fā)出的招標文件進行必要澄清或者修改的，應當在招標文件要求提交投標文件截止時間十五日前，在財政部門指定的政府采購信息發(fā)布媒體上發(fā)布更正公告，并以書面形式通知所有招標文件收受人。該澄清或者修改的內(nèi)容為招標文件的組成部分。
按照這一規(guī)定，無論是潛在投標人的澄清要求，還是招標人的修改事項，都應當在“投標人須知”中給予明確和規(guī)定。如任何要求對招標文件進行澄清的潛在投標人，均應在投標截止期十五日以前，按投標邀請函中的通訊地址，以書面形式傳真或寄送給招標人，招標人對投標截止期十五日以前收到的任何澄清要求，將以書面形式予以答復。在投標截止期十五日以前，招標人均可對招標文件用補充文件的方式進行修改。補充文件將作為招標文件的組成部分，對所有潛在投標人有約束力。為使投標人有足夠的時間按招標文件的修改要求修正投標文件，招標人可酌情推遲投標的截止日期和開標日期，并將具體變更情況通知上述每一個投標人等。
八要明確投標文件的修改和澄清要求
《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第三十二條規(guī)定：投標人在投標截止時間前，可以對所遞交的投標文件進行補充、修改或者撤回，并書面通知招標采購單位。補充、修改的內(nèi)容應當按招標文件要求簽署、蓋章，并作為投標文件的組成部分。按照這一規(guī)定，應當在“投標人須知”中對有關修改事項予以明確，同時對有關澄清事項也應給予明確。如評標委員會有權要求投標人對投標文件中含義不明確、對同類問題表述不一致，或者有明顯文字和計算錯誤的內(nèi)容作必要的澄清、說明或者補正。
投標人必須按照招標人通知的澄清內(nèi)容和時間，對問題作出澄清。必要時招標人可要求投標人就澄清的問題作書面答復，該答復經(jīng)投標人的法定代表人或授權代表的簽字認可，將作為投標文件的一部分。澄清、說明或者補正不得超出投標文件的范圍或者改變投標文件的實質性內(nèi)容。如果評標委員會一致認為某個投標人的報價明顯不合理，有降低質量、不能誠信履約的可能時，評標委員會有權通知投標人在規(guī)定限期內(nèi)進行解釋。若該投標人未在規(guī)定期限內(nèi)作出解釋，或作出的解釋不合理，竟評標委員會取得一致意見后，可確定拒絕該投標等。
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